Avant de signer un bail en location meublée, le locataire doit constituer un dossier solide. Mais attention : la loi encadre strictement les documents que le bailleur peut réclamer.
Voici ce qu’il faut retenir sur les documents qu’un bailleur peut demander à un potentiel locataire :
- Le propriétaire ne peut exiger qu’un seul justificatif d’identité, en cours de validité (CNI, passeport, permis, titre de séjour).
- Un justificatif de domicile récent est autorisé (quittances, attestation d’hébergement, taxe foncière…).
- Selon le profil, le bailleur peut demander des preuves de situation professionnelle (contrat de travail, Kbis, certificat de scolarité…).
- Il peut aussi demander des justificatifs de ressources (fiches de paie, avis d’imposition, pensions, aides CAF…).
- Pour une caution personne physique, seules trois catégories de documents sont légales : pièce d’identité, justificatif de domicile, justificatif de revenus.
- Pour une caution personne morale, seuls l’extrait Kbis et la pièce d’identité du représentant sont acceptés.
- Il est interdit de demander des documents sensibles comme un relevé bancaire, une photo ou, ou un certificat médical.
- En cas d’infraction, une amende jusqu’à 15 000 € est prévue pour les professionnels.
- Le service DossierFacile, soutenu par l’État, permet de vérifier automatiquement la conformité des pièces.
- Bevouac vous accompagne pour louer en toute légalité, avec un dossier solide et un suivi expert.
Tableau récapitulatif des documents autorisés
Ce tableau résume les types de documents que le bailleur peut demander selon la législation en vigueur :
Quels documents sont obligatoires pour toute location meublée ?
Avant toute chose, certains justificatifs sont systématiquement attendus, quel que soit le profil du locataire ou la durée de la location.
Une pièce d’identité en cours de validité
Le candidat peut présenter :
- Une carte nationale d’identité
- Un passeport
- Un permis de conduire
- Un titre de séjour en cours de validité.
Le propriétaire doit se limiter à un seul document pour vérifier l’identité du locataire. Aucune pièce supplémentaire ne peut être exigée pour justifier l’identité.
Un justificatif de domicile récent
Le candidat locataire doit prouver où il réside actuellement.
Les documents acceptés sont :
- Trois dernières quittances de loyer
- Une attestation d’hébergement sur l’honneur accompagnée de la pièce d’identité de l’hébergeant
- Un dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété.
Des justificatifs de situation professionnelle
Selon son statut, le locataire peut fournir l’un des documents suivants :
- Un contrat de travail ou une attestation employeur
- Un extrait Kbis, un avis D1 ou un certificat INSEE pour les indépendants
- Une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité.
Des justificatifs de ressources
Le propriétaire peut aussi vérifier la capacité de paiement du locataire à travers :
- Ses trois dernières fiches de paie
- Son dernier ou avant-dernier avis d’imposition
- Des justificatifs de versement de pensions, retraites ou allocations
- Le titre de propriété d’un bien immobilier
- Une attestation de simulation CAF (APL, Visale, etc.).
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Les documents à fournir varient selon la situation du locataire
Si certaines pièces justificatives sont communes à tous les profils, d'autres dépendent du statut du candidat. Voici les principaux cas rencontrés en location meublée.
Le locataire salarié
Pour un locataire salarié, le propriétaire demande généralement les documents suivants afin de vérifier sa stabilité professionnelle et financière :
- Un contrat de travail ou une attestation employeur de moins de 30 jours
- Ses trois derniers bulletins de salaire.
Ces pièces permettent d’évaluer la capacité du locataire à payer son loyer régulièrement.
Le locataire indépendant ou chef d’entreprise
Pour les travailleurs non salariés, les justificatifs professionnels doivent refléter l'activité réelle.
Le dossier inclut généralement :
- Un extrait Kbis ou une carte professionnelle
- Les deux derniers bilans ou une attestation comptable récente.
Le locataire étudiant
Dans le cas d’un étudiant, le bailleur doit prendre en compte l’absence de revenus fixes.
Le dossier se compose souvent de :
- Une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité
- Un justificatif de bourse ou une simulation d’aides
- Une caution parentale, très souvent exigée.
Pensez à vérifier les ressources de la personne se portant garant.
Le locataire retraité
Pour un locataire retraité, l’enjeu est de prouver la stabilité des revenus.
Le propriétaire peut ainsi demander :
- Un bulletin de pension
- Un relevé d’informations de la caisse de retraite.
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Quels documents peut-on demander à la caution ?
Ici encore, la loi encadre strictement les pièces autorisées, que la caution soit une personne physique ou morale.
Caution personne physique
Quand un proche ou un tiers se porte garant, il doit présenter un dossier limité à trois types de pièces.
Le bailleur est autorisé à demander :
- Une pièce d’identité en cours de validité
- Un justificatif de domicile récent
- Des preuves de revenus, comme des fiches de paie ou un avis d’imposition.
Aucune autre pièce ne peut être exigée, même si la caution est sollicitée pour un long bail.
Caution personne morale
Lorsqu’une société ou un organisme se porte garant, les documents à fournir doivent permettre d’identifier clairement la structure et son représentant légal.
Le bailleur peut demander :
- Un extrait Kbis récent ou les statuts de la société
- Une pièce d’identité du représentant légal.
Aucun autre justificatif ne peut être exigé, même en cas de doute sur la solvabilité.
Les documents interdits par la loi
La loi interdit formellement au bailleur de demander certains documents personnels ou sensibles.
Même avec l’accord du locataire, le bailleur n’a pas le droit de demander :
- Des relevés de compte bancaire
- Un dossier médical ou certificat de santé
- Une photo d’identité
- Une autorisation de prélèvement non signée.
En cas d’infraction, l’article 22-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 prévoit une amende de 3 000 € pour un particulier et 15 000 € pour une société.
Est-ce que le DossierFacile est fiable ?
Mis en place par l’État français, Le service DossierFacile permet de constituer un dossier conforme à la réglementation. Cette plateforme gratuite vérifie automatiquement que les pièces fournies sont valides, lisibles et à jour.
Elle évite les oublis, simplifie les échanges, et rassure autant le bailleur que le locataire.
Mais aussi pratique soit-il, DossierFacile reste un outil automatisé, avec ses limites. Il ne remplace pas l’expertise d’un professionnel de l’immobilier, qui saura vous conseiller de manière personnalisée, anticiper les exigences des bailleurs et optimiser vos chances d’acceptation.
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En location meublée, le propriétaire ne peut solliciter que les documents légalement autorisés, adaptés au profil du locataire. Pour éviter toute erreur, il vaut mieux s’appuyer sur des outils fiables et un accompagnement expert. Chez Bevouac, nous aidons les investisseurs à louer en toute sérénité, en respectant pleinement les règles en vigueur.
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